Даже хуже того, это становится прямым подарком - если Вы, продавец, неспособны вернуть долг вообще. Когда клиенты выжимают дополнительные недели и месяцы из сроков оплаты, для Вас предельно важно разработать эффективную систему сбора задолженности.

Чтобы решить эту дилемму, Вам необходим тщательно разработанный подход к ТРЕМ ФАЗАМ взыскания долга.

Каждый месяц делайте обзор счетов клиентов, чтобы быстро идентифицировать те, которые иногда или даже обычно запаздывают.

Когда Вы заметили, что счет просрочен - убедитесь в том, что компании выслан счет, товар ушел, и не возникло никаких проблем, когда заказ прибыл.

Высылайте счета в тот же день, когда сделана отгрузка или выполнение услуги завершено. Многие компании невольно сами создают собственные проблемы потока наличности, не отправляя счета в течение одной или даже двух недель.

Отправляйте по почте счета конкретно ЛЮДЯМ, а не компаниям. Счета, направленные компаниям, могут задержаться у клерка компании, в течение многих дней, прежде чем лягут на стол ответственного лица.

Учитывайте задолженность, начиная с первого дня после отправления счета. Компании с большим количеством клиентов должны использовать автоматизированное программное обеспечение для учета всех расчетов. Если у Вас только несколько клиентов, используйте контрольную таблицу.

Сокращайте предварительный кредит от периода в 30 дней до 15 дней или даже меньше. Хотя обычно принят тридцатидневный срок, это НЕ правило. Выясните, сократили ли Ваши конкуренты срок до 15 дней, или до оплаты наличными в момент поставки, или приемлемы ли для Ваших клиентов более короткие сроки.

Многие клиенты предполагают, что у них есть тридцать дней до того момента, когда они должны произвести оплату, что означает, что может пройти до 45 дней, когда вы эту оплату получите. Вы должны сообщить клиентам, что оплата должна производиться раньше. Убедитесь, что рассмотрели возможность предложения скидок и, как обратная стратегия, - начисление процентов.

Если работа должна быть пересмотрена, требуйте депозит, или поставьте условия, что половина должна быть оплачена наличными в момент поставки, а половина - в течение 30 дней.

Избегайте чувства, что Ваши клиенты - это ваши друзья, которые могут рассчитывать на неограниченный кредит. Даже если Вы встречаетесь после работы, в деловых отношениях Ваша обязанность состоит в том, чтобы доставить качественную услугу или товар, а их обязанность состоит в том, чтобы вовремя это оплатить.

Через 45 дней после отправления счета позвоните и выясните, почему счет не был оплачен. Используйте подход послепродажного обслуживания: “поскольку оплата не пришла, я хотел бы убедиться в том, что с заказом не возникло проблем”. Это выполняет несколько функций: Вы выясняете, все ли было правильно в заказе, напоминаете клиентам, что их счета просрочены, и сообщаете, что Вы четко следите за дебиторскими задолженностями.

Позвоните хронически опаздывающим клиентам в тот же день, когда заказ отправлен, и скажите: "Я хочу сообщить, что ваши товары только что отправлены. Могли бы Вы ускорить оплату, выслав счет конкретному человеку?"

Обращения по телефону оказались гораздо более эффективными, чем письма, в особенности если Вы звоните клиентам за день или два до того, как счет окажется просроченным.

Звоните два раза в месяц, а не раз в 30 дней. Хотя это дороже, Вы определенно вернете больше долгов.

Прекратите давать кредит просроченным должникам. Скажите, например, следующее: "Мне очень неприятно, но наш президент требует, что если счета просрочены на 90 дней, все заказы должны быть оплачены наличными в момент поставки. Если вы оплатите часть просроченной суммы, я снова смогу дать Вам кредит, но до этого момента мои руки связаны".

По мере устаревания счетов, увеличивайте частоту звонков и писем. Настаивайте самым вежливым образом на оплате без какой-либо дальнейшей задержки. Большинство предпринимателей ждут вдвое больше, чем должны. Вам необходимо знать, получите ли Вы деньги в течение девяти до двенадцати недель. Более длительное ожидание может вызвать серьезные финансовые неприятности.

Если Вы не в состоянии убедить клиента заплатить, передайте расчет тому, кто может это сделать. Персонал агентств по сбору платежей знает наизусть каждое возможное оправдание, и имеет соответствующие готовые ответы. Они умеют искать имущественный залог, который не был совершенно очевиден, так что они часто способны получить оплату от должников, которые, казалось, были совершенно неспособны заплатить.

Обычно клиенты начинают беспокоиться, когда видят, что дело передано юристу, хотя угрозы не используются. Вы должны поддерживать дружественный тон, но говорить твердо и подчеркнуть, что цель состоит в том, чтобы решить возникшую проблему.

Способ, которым Вы передаете сообщение - очень важен, особенно если Вы имеете дело с таким особенно тонким делом как просроченные расчеты. Эксперты полагаются на умение общаться, чтобы смягчить напряжение частых звонков, подчеркивающих безотлагательность выплаты. Нижеследующий сценарий демонстрирует подход, эффективно работающий в таких ситуациях.

Такое утверждение хорошо работает даже по отношению к тем людям, которые сами говорят те же самые слова своим собственным клиентам.

Ваши лучшие клиенты, которых так же изводят просроченные платежи как и Вас, часто пытаются придержать Ваш расчет до того, как их поток наличности увеличится, или пока их конкретный счет не будет оплачен. В этом случае хороший подход состоит в том, чтобы играть на чувствах клиента, и помочь клиенту найти решение. Скажите следующее: "Я вас прекрасно понимаю. Сейчас многие наши клиенты испытывают затруднения. У них много неоплаченных счетов и много забот. Но я стою перед необходимостью попросить Вас, чтобы Вы отложили другие платежи, поскольку если мы не получим наш конкретный платеж, мы будем вынуждены закрыться. Я прошу лишь о том, чтобы Вы сегодня оплатили хотя бы 50% и 50% в течение двух недель. Разумеется, я позвоню Вам за три дня до истечения этих двух недель, чтобы напомнить о нашем договоре".

Не соглашайтесь на неопределенные обещания. Не слишком хороший клиент, вероятно, попытается отделаться неопределенными обещаниями. Имейте наготове ответ. “Конец месяца нас не устроит. Честно говоря, мы должны получить деньги именно сегодня”. Вы не должны быть жертвой чужого графика выплат, если клиент использует его, чтобы задержать Вашу оплату. Если клиент скажет: “да, сегодня я вышлю чек”, можно предположить, что он действительно будет выслан и сказать: Хорошо, сегодня 10-е, значит можно ожидать, что чек прибудет 13-го. Я отмечу это на своем календаре с тем, чтобы не забыть проверить".

Сохраняйте дружественный тон, сообщите клиенту, что Вы ожидаете чек, и дайте им презумпцию невиновности - но лишь один раз. Если деньги не прибывают 13-го числа как обещано, не ждите до 14-го, а немедленно позвоните и скажите: “Клиент, мы не получили чек, который Вы обещали выслать 10-го”. В большинстве случаев Вы услышите извинения, которые эксперты рекомендуют принять, поскольку одно несдержанное обещание можно простить. Если клиент делает следующее обещание, скажите, “хорошо, пожалуйста вышлите деньги. Очень важно, чтобы мы получили этот чек на этой неделе. Он должен прибыть до 16-го числа, так что я отмечаю это в календаре. Пожалуйста, вышлите чек мне лично, чтобы я мог его увидеть, как только он прибудет. Спасибо”.

Если чек не пришел к оговоренной дате, используйте более твердый, но все еще дружественный подход, имея в виду, что два несдержанных обещания за шесть дней - не простое совпадение. Позвоните и скажите: "Здравствуйте, чек который вы собирались послать нам второй раз, также не прибыл. Если Вы выпишете чек сегодня, он должен прибыть к 19-му числу. Если 19-го он не прибудет - мне очень жаль, но мои руки связаны. Начальство требует, чтобы я передал дело агентству по сборам 20-го числа. Мне очень не хочется поступать так по отношению к такому хорошему клиенту, но у меня нет выбора".

Такая позиция дает клиенту ясный выбор - с предупреждением, но без угрозы - заплатить или будут неприятности. Разговаривайте дружелюбно, скажите, что Вы предпочитаете разрешать конфликты дипломатично, но не давайте клиенту больше времени. Не забывайте, этот клиент уже не надежный клиент, теперь он является должником, который пытается воспользоваться хорошим отношением других людей. Компании и люди ВСЕГДА имеют некоторое количество денег, так что взыскание долга - всегда переговоры. Мы не советуем Вам быть слишком жесткими или нечувствительными, но Вы должны признать, что Вами пытаются манипулировать. Не допускайте манипуляций, позвоните немедленно. Даже хорошие клиенты иногда нуждаются в том, чтобы их подтолкнули.

Если Вы не будете настойчивы с такими клиентами, если Вы игнорируете их отношения, вероятность возвращения долга уменьшается.

Кредит для большинства владельцев малого бизнеса означает позволить клиентам купить товар на открытый счет в ожидании резкого увеличения продаж. К сожалению, некоторые предприниматели не понимают, что хорошее управление кредитом должно простираться намного далее. Первый шаг в предотвращении просрочки - иметь письменную детальную стратегию того, как счета должны быть оплачены. Этот документ должен быть передан всем клиентам до совершения сделки. Стратегия должна описывать, как кредит будет управляться, как и когда будет проведена оплата за товар или услугу и каковы будут последствия неплатежа. Также оговорите процент, который Вы назначаете, и в какой момент неоплаченный счет будет передан агентству по сборам или в суд. Очень важно чтобы были четко обозначены последствия невыполнения условий. Следующие пункты помогут вам установить хорошую кредитную политику.